Hasta el 30 de junio se cumplía el primer plazo para que las empresas inscribieran sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y comercio, según lo había estipulado el Gobierno Nacional a través del Decreto No. 1759 del 8 de noviembre del 2016.

En esta reglamentación, cualquier compañía que tenga bases de datos personales o quiera recolectarlos deberá contar con la autorización del titular de la información. Esta persona deberá recibir la notificación y tendrá que manifestar por escrito o de forma oral si está de acuerdo o no con que se usen sus datos personales.

Este derecho se define como aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre esta, en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada. La Corte Constitucional le otorga la facultad al titular de los datos personales de exigir de las administradoras de esos datos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos expuestos.

La Superindustria informó que en el último mes, antes de vencerse el primer plazo, aumentó considerablemente el número de empresas que hicieron los registros de sus bases de datos pasando de 7.098 el 1 de octubre de 2016 a 70.156 a un día de vencerse el primer plazo establecido por el gobierno para realizar este trámite.

Aun así, el número de empresas que han cumplido con el proceso de Registro Nacional de Bases de Datos, solo equivalen al 18% de todas las que deberían hacerlo, al estar registradas en las 57 cámaras de comercio en el país.

Ante esto la entidad hace un llamado a los empresarios para que sigan haciendo el trámite y no lo dejen para última hora porque si no lo realizan pueden ser acreedores de sanciones que pueden poner en riesgo las finanzas de su compañía.

El procedimiento de registro es sencillo y rápido. Debe realizarse a través de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio www.sic.gov.co por cada una de las bases de datos que manejen. Por esto, se recomienda previamente revisar si en la empresa se recolecta o almacena datos personales, ya sea en archivos físicos o digitales de clientes, proveedores y empleados, porque si es así, cada base debe ser inscrita en el RNBD.

Recuerde que este trámite no tiene ningún tipo de excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administra. Además, es gratuito.

¿Cuáles son las sanciones que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio por el incumplimiento de las disposiciones sobre habeas data por parte de algún operador, fuente o usuario de la información personal?

Esta entidad podrá colocar las siguientes sanciones:

-Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente a mil quinientos (1.500) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.

-Suspensión de las actividades del banco de datos hasta por un término de seis meses cuando se estuviere llevando a cabo la administración de la información en violación grave de las condiciones y requisitos previstos en la ley, así como por la inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas por las Superintendencias para corregir tales violaciones.

– Cierre o clausura de operaciones del banco de datos cuando, una vez transcurrido el término de suspensión, no hubiere adecuado su operación técnica y logística, y sus normas y procedimientos a los requisitos de ley, de conformidad con lo dispuesto en la resolución qu ordenó la suspensión.

-Cierre inmediato y definitivo de la operación de bancos de datos que administren datos prohibidos.

Si aún así las compañías no cumplen con esta reglamentación como es debido, la Superintendencia iniciará una investigación y como resultado de ella podrá imponer multas sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

Si la empresa no está de acuerdo con la decisión adoptada por la Superintendencia podrá dentro de los cinco días siguientes a la fecha de notificación del acto administrativo interponer recurso de reposición ante el mismo funcionario que adoptó la decisión, expresando los motivos por los cuales considera que la decisión es equivocada y en consecuencia debe ser modificada. La Superintendencia tendrá 2 meses para resolver el recurso de reposición contados a partir de su presentación.

Teniendo en cuenta esta información, es importante que todas las empresas sin importar el sector al que se dediquen, cumplan con este reglamento para no tener ningún tipo de problema o sanción que ponga en riesgo el funcionamiento de sus compañías.

Información tomada de: SIC, Presidencia y sisga.com