Estrategias de costeo e ingeniería de menús: claves para la industria gastronómica

El 22 de mayo, en el Hotel Hilton Corferias, en Bogotá, destacados profesionales compartieron estrategias avanzadas para la ingeniería de menús y el manejo eficiente de inventarios, enfocándose en la optimización de costos en la industria restaurantera.

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Como parte del programa de capacitaciones organizado por U. S. Meat, con el apoyo de U. S Beef y U. S. Pork, el día 22 de mayo se realizó la charla sobre la ingeniería de menú en el Hotel Hilton Corferias, en Bogotá.

En esta oportunidad, el chef  Nicolás Díaz, embajador de U. S. Meat Export Federation y director del programa de Food Service, y José Toro, subgerente de operaciones del Country Club Ejecutivos Medellín, compartieron con los asistentes dos herramientas pensadas en optimizar los procesos de costeo de inventarios e ingeniería del menú. Un espacio de aprendizaje y conocimiento que llega en un momento de muchos retos para la industria. 

Gestión eficiente de costos

El cálculo preciso de los costos de los ingredientes y la optimización de los procesos pueden ser la diferencia entre un restaurante floreciente y otro que lucha por mantenerse a flote. Con esto en mente, José Andrés Toro, quien reúne más de 15 años de experiencia como profesor en materias de costos y administración de alimentos y bebidas, compartió con los asistentes un modelo de cuadro de costos para que los restaurantes puedan organizar los números y utilizarlos a su favor.

El cuadro presenta cuatro categorías con las que se busca cuantificar la información y establecer con precisión y eficiencia la contabilidad de ingredientes y recetas. Estas categorías son: lista de precios, cálculo de reducción de desperdicios, subrecetas y producto final. Con esto, tanto el chef como el jefe de compras tienen la tarea de especificar información clave, como precios, unidades, tamaño de las porciones, etc., para entender los costos, la utilidad y los márgenes que cada plato representa en su negocio.

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El principal beneficio que ofrece la herramienta es que contiene tablas dinámicas, formuladas y listas para usar, que solo requieren una información base proporcionada por el chef o el jefe de compras. De ahí, los cálculos, de manera automática, arrojan una visual de cuánto cuestan los productos y las preparaciones, cuánto se está desperdiciando y cómo se debe vender al público final.

Para los restaurantes, trasladar herramientas como estas a la operación de los restaurantes tiene implicaciones dentro y fuera de la cocina. Así lo confirma Milena Garcia Herrera, compradora de carne para Andrés Carne de Res: “Lo pueden aplicar los chefs, pero también nosotros desde el departamento de compras. Podemos corroborar la información que tenemos, cómo la estamos aplicando, las tendencias, y también comparar con las cosas que ellos (US Meat) usan” comenta. 

Dentro de los puntos clave que resalta Toro sobre este modelo están los siguientes:

1. Codificación y descripción de ingredientes

Una de las primeras lecciones que Toro comparte es la relevancia de asignar un código único a cada ingrediente. Esta práctica no solo facilita la organización y el seguimiento de los productos en el inventario, sino que también simplifica la tarea de calcular los costos en las recetas. Cada chef o jefe de compras tiene la libertad de adoptar su propio sistema de codificación, lo cual permite adaptar el proceso al estilo y necesidades específicas de cada cocina.

2. Análisis de desperdicio

Otro aspecto fundamental que Toro enfatiza es el análisis de desperdicios. Para todos los restaurantes la gestión de la llamada merma se ha convertido en una prioridad en la medida en que implica no solo desperdicios de comida, sino además una fuga de dinero. Por eso, Toro destaca la importancia de tener una tabla de desperdicios que les permita a los restaurantes hacer cálculos más cercanos a la realidad.

Para García Herrera, es muy valioso tener en el radar prácticas y herramientas actualizadas que permitan evaluar constantemente qué se está haciendo bien y qué se puede mejorar frente a un tema como este.

Asimismo, de acuerdo con Toro, este análisis ayuda a ajustar los precios de manera más precisa y también promueve prácticas sostenibles dentro de la cocina.

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3. Platos finales y subrecetas

Estas recetas, que pueden ser componentes como una salsa o un aderezo especial, deben ser meticulosamente documentadas en cuanto a ingredientes, cantidades y costos. Este punto es muy importante pues cada componente de la receta final suma, por lo que evaluar su contribución al costo total puede asegurar que este sea económicamente viable.

Fabián Bonilla, maître del restaurante Viva La Vida, del Grupo Seratta, comenta que aplicar estas herramientas puede ayudar a los negocios a aterrizar los costos detrás de cada preparación. Para él, al llevar un producto a la mesa, es vital tener claro cuánto va a ser el porcentaje de ganancia, de pérdida, y qué tan rentable puede resultar para el restaurante. “No puedo tener un producto tan costoso que me va a generar poco margen y no voy a generar utilidad” comenta.

Sobre este mismo punto, García Herrera comenta que en el caso de Andrés Carne de Res, la variabilidad, por ejemplo, en el precio de la carne tiene un gran impacto en sus productos finales, lo que también supone un reto no solo para el área de costos, sino también para la ingeniería de menú. De ahí la importancia de contemplar herramientas como estas para la gestión de costos.

4. Gestión de inventario y ajustes

No siempre es posible prever exactamente cuánto de cada ingrediente se utilizará en un plato determinado, especialmente en un entorno dinámico como el de un restaurante. Por ello, es crucial realizar ajustes de inventario que reflejen el uso real de los ingredientes y aseguren que los costos se mantengan precisos.

“Por ejemplo, si un cliente pide un cambio de ingrediente y yo le doy una negativa porque no quiero hacer el ajuste en el inventario, es un cliente que va a terminar su comida, pero que no vuelve al restaurante” puntualiza Toro.

Tanto para José Toro como para Nicolás Díaz, los hallazgos de esta herramienta son vitales no solo para llevar un control de los costos, sino que también sirven de punto de partida para la creación de los recetarios. Se puede pensar como un proceso en cadena, en el que el trabajo realizado desde el área de costos se ve reflejado en la cocina. Pero ¿cómo funcionan?

Los recetarios, el complemento del cuadro de costos

Esta herramienta busca unificar la información dentro de la cocina y servir como una manual para todo aquellos que se involucran en esta parte del proceso. Asimismo, como se dijo antes, el recetario debe partir del cuadro de costos y estar alineado con la información que allí se consolida.

“Por un lado vamos a tener las recetas, subrecetas, costos y demás, pero todo eso se tiene que terminar de contemplar en un recetario que es el que vamos a tener dentro de la cocina y es el que van a aplicar todos los cocineros. Y que, además, tiene que tener los mismos datos que están en el cuadro de costos” comenta Díaz.

Muestra de recetario compartido por el chef Nicolás Díaz.

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Estos recetarios profesionales tienen dos funciones principales. Por un lado, aseguran que los costos y los insumos se manejen de manera eficiente; por otro, garantizan que la presentación y el sabor del producto final sean consistentes en cada preparación. Díaz ilustra con precisión cómo estos manuales operativos se convierten en un elemento indispensable dentro del ambiente de producción de alimentos.

De ahí la importancia de que estos estén a la vista de todos, pero, todavía más importante, que se cumplan. Esto porque, según el chef, “de nada nos sirve haber hecho todo un trabajo tan exhaustivo de costos para finalmente trasladarlo a una receta y que no se cumpla. Y eso pasa habitualmente”. Al no hacerlo, lo más probable es que los números no encajen al final de la operación y se presenten discrepancia en costos, en calidad y en la satisfacción del cliente. 

¿Para qué sirven los recetarios?

La primera función de un recetario profesional es el control de costos. En cualquier negocio culinario, mantener un manejo eficiente de los recursos es vital para su sostenibilidad económica. Los recetarios detallan cada ingrediente por receta, incluyendo cantidades precisas y métodos de preparación que ayudan a evitar desperdicios y optimizar la utilización de cada producto.

Sobre este punto Nicolás reafirma que los recetarios deben ir alineados con el cuadro de costos para que todo haga sentido. “Si vamos a dedicarle mucho tiempo a los costos, tenemos que sustentarlos en la ejecución de la receta. Esto se tiene que cumplir, porque si no, no sirve ni la receta ni sirven los costos” comenta.

La segunda función es asegurar la uniformidad en la presentación y el sabor de los platos. Los recetarios con instrucciones detalladas y fotografías permiten que los cocineros puedan replicar los mismos resultados. “Cuando se está preparando una hamburguesa, al armador lo único que le importa es que son tres rodajas de tomate cortadas en 8 milímetros” afirma Díaz. 

Esta consistencia es crucial para la satisfacción del cliente, ya que espera que cada visita al restaurante les ofrezca la misma experiencia culinaria.

Esta regla es sumamente importante para negocios como las cadenas de restaurantes, donde el control sobre los procedimientos en múltiples ubicaciones puede ser desafiante. Como dijimos antes, la estandarización a través de recetarios ayuda a mantener la calidad y a minimizar las variaciones en el producto final, lo cual es clave para la marca y la percepción del cliente. 

La implementación de recetarios visuales

En un mundo ideal, cada miembro del personal debería poder leer y seguir recetas complejas sin dificultad. Sin embargo, en la realidad, muchos trabajadores pueden tener limitaciones como la falta de tiempo para leer detalles minuciosos durante el servicio activo.”Hay muchos detalles que son muy difíciles de explicar. Tenemos que hacer un recetario muy largo y si la gente no lee una receta de cuatro líneas, imagínese que nos van a leer tres hojas, pero visualmente podemos tener mucho más alcance” comenta Díaz. 

De ahí que los recetarios visuales se conviertan en herramientas esenciales para superar estas barreras. Por ejemplo, en lugar de describir textualmente cómo se debe montar una hamburguesa, se utiliza una serie de imágenes que muestran cada paso del proceso, desde la colocación de la carne en la balanza hasta el emplatado final. Estas imágenes actúan como una guía paso a paso que facilita el trabajo del cocinero y asegura que cada componente del plato se prepare correctamente.

Capacitación y cultura de trabajo

Además de asegurar la calidad y controlar los costos, el chef destaca la importancia de los recetarios en la formación de nuevos empleados. Un recetario visual y detallado es una herramienta educativa valiosa que ayuda a los nuevos cocineros a entender rápidamente los estándares y expectativas del restaurante. Esto es particularmente crítico en un entorno donde el personal puede cambiar con frecuencia.

El recetario, por lo tanto, se convierte en parte de la cultura de trabajo del restaurante, promoviendo una disciplina que es esencial para el éxito a largo plazo. La consistencia en el uso de recetarios puede ayudar a crear un ambiente donde la precisión y la atención al detalle son la norma, no la excepción.