Automatización de procesos: ¿cómo impacta el servicio en un restaurante?

La automatización de procesos es un concepto que cada vez resuena más en la economía. En el caso de los restaurantes, estas tecnologías son un paso importante en la gestión de negocios, lo que genera competitividad, eficiencia y agrega valor a la experiencia.

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La automatización es el proceso de convertir una tarea esencial en un proceso eficiente a través de la tecnología. Los restaurantes tienen diferentes retos y oportunidades que abordar por medio de estas herramientas. Solo en América Latina, la industria restaurantera representa casi $250 miles de millones de dólares (considerando 7 países), según informa la consultora global de restaurantes AaronAllen & associates.

Suena como un concepto que puede ser difícil de entender y se puede entender como un proceso costoso y engorroso. Sin embargo, la automatización de procesos puede salir desde dispositivos básicos como celulares y computadores. En La Barra le contamos cuáles son las razones por las cuales automatizar los procesos de su negocio y cómo puede hacerlo.

Ventajas de la automatización de procesos en restaurantes

La mayoría de restaurantes en Latinoamérica son independientes, es decir, no hacen parte de las grandes cadenas. Para poder enfrentar esta competencia, se deben aprovechar las ventajas de la automatización de procesos con el objetivo de ofrecer un mejor servicio.

Algunas de las ventajas de dicha automatización son:

Optimización de tiempo

El tiempo es dinero. Cuando se reduce el tiempo de preparación y entrega de un pedido, se amplía la capacidad de producción de uno nuevo, lo que genera mayores ganancias.

El tiempo también es valioso para los clientes. Restaurantes como McDonalds o KFC cuentan con aplicaciones que permiten hacer el pedido para llevar o desde una mesa del establecimiento. Esto permite que los comensales lleguen directamente a comer mientras el personal se concentra en otras tareas.

Mayor retorno de inversión

Para un funcionamiento ideal de un restaurante, servicio de catering, cocina oculta o cualquier tipo de negocio del sector Horeca, es necesario hacer una inversión importante en espacios, equipos, utensilios, mobiliario, etc. Al implementar procesos más eficientes, se pueden omitir gastos indirectos o producir a mayor escala, lo que traerá mayor retorno de inversión.

Mayor eficiencia

La automatización de procesos no reemplaza a las personas, las potencia. Cada persona debe tener un puesto clave y contar con herramientas que mejoren los procesos. Con una tableta o un celular se pueden tomar pedidos que se envíen directamente a las cocinas para su preparación, lo que les ayuda a ahorrar tiempo y minimizar errores.

Cómo automatizar los procesos de un restaurante

Estas ventajas pueden sonar románticas, pero como se mencionó antes, se pueden lograr estos objetivos a través de pequeños cambios. Para definir dónde y cómo hacerlos, se puede definir de la siguiente manera:

1. Definir las áreas de mejora en el negocio.
2. Establecer objetivos medibles en el tiempo (tiempo de respuesta, entregas de domicilios, aumento de ventas).
3. Educar al personal y a los diferentes colaboradores (proveedores, auxiliares, etc)
4. Informa a todos sobre sus responsabilidades con respecto a la automatización.
5. Hacer un seguimiento respecto a la evolución de la automatización.

¿Que sé puede automatizar en un restaurante?

El sector horeca es uno de los que tiene más procesos, por lo que se pueden automatizar varios de ellos. Los más comunes son:

Área operativa y de elaboración de alimentos

Máquinas programables y herramientas de última generación reducen la necesidad de intervención humana en ciertos procesos.    

Para este proceso, sería válido preguntarse:

• Qué tan bien le está yendo a cada plato en tu menú.
• ¿Qué tan efectivo es tu actual sistema de gestión de inventario?
• Cuánto dinero o ingredientes se desperdician.
• Cuánto tiempo tardan sus proveedores en responder o satisfacer tus necesidades.
• ¿Cuánto dura en promedio cada artículo que pides?

Procesos administrativos

Respecto a los procesos administrativos, el control de inventario, la distribución de empleados y la gestión de reservas puede ser automatizado a través de diferentes herramientas. Sumado a esto, se puede automatizar el control de inventario y las compras de insumos, la distribución de empleados, la gestión de reservas y de mesas. De esta forma se facilita el control y análisis de datos por parte contable.

Datos a considerar:

• Promedio de clientes por día.
• Tendencias de tráfico alto y bajo por día.
• Promedio de platos vendidos por día.
• Datos de tendencias de consumo, como qué elementos del menú se prefieren en días específicos de la semana, tendencias de reserva, número de asientos ocupados por mesa y más.

Servicio al cliente

Para automatizar este aspecto, es importante establecer cómo quiere que sea percibido el negocio y la experiencia que se quiere generar en los clientes. Después de eso, fijar estándares y compartirlo con el equipo de trabajo.  Esta automatización se puede ver reflejada en el tiempo estimado de espera por cada platillo y la manera de realizar la toma de la orden.

La comunicación también es un punto importante en el servicio al cliente. Este incluye los puntos de contacto tanto de los comensales como de los clientes en el mundo virtual. Para poder sacar el mayor provecho, sería ideal implementar una estrategia de marketing digital y darle continuidad a los diferentes canales virtuales.

Un ejemplo de esto es a través de Whatsapp Business. A través de esta app se puede programar mensajes preestablecidos que den la bienvenida y ofrezcan diferentes opciones como el menú del día, platos especiales o sobre una pregunta específica sin la intervención humana.

Números importantes a tener en cuenta:

• Códigos QR para ordenar desde las mesas.
• Pedidos en línea para llevar y para entregas.
• Kioscos de autoservicio.
• Tabletas o dispositivos colocados en mesas para ordenar desde las mesas.
• Y, por supuesto, KDS e impresoras térmicas conectadas a tu punto de venta para entregar esta información directamente a la cocina.