Eventos empresariales en hoteles: todo lo que debe tener en cuenta  

Los eventos presenciales están regresando con fuerza en 2024. Innovación y experiencias únicas son ahora la norma en una era post-pandemia. 

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El regreso de los eventos presenciales está marcando un gran retorno en el ámbito empresarial. En 2024, se espera que el 81 % de las reuniones tengan un componente presencial, recuperando el ritmo previo a la pandemia de COVID-19.  

Un estudio reciente de Deloitte anticipa que para ese año, el gasto en viajes de negocios volverá a los niveles anteriores a la pandemia. Asimismo, una encuesta de McKinsey destaca que el 65% de los ejecutivos considera que los eventos presenciales son cruciales para fortalecer las relaciones comerciales y fomentar la innovación. 

En este contexto, los hoteles se han convertido en escenarios ideales para eventos corporativos y sociales. Adrián Gerbolés, chef ejecutivo de Hilton Bogotá, y Diego Torres, sub chef ejecutivo del mismo hotel, comparten sus perspectivas sobre las tendencias actuales en el sector y las expectativas de los empresarios al organizar celebraciones. 

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Torres y Gerbolés coinciden en que los clientes empresariales exigen un nivel superior de detalle y calidad en la comida. Los eventos deben ir más allá de satisfacer el paladar; deben ofrecer una experiencia integral. Esto incluye presentaciones elaboradas, sabores únicos y un firme compromiso con la excelencia culinaria, asegurando que cada aspecto del evento sea memorable y refleje un alto estándar de profesionalismo. 

“Los clientes quieren que cada plato tenga un toque único y que sea más fino y delicado”, comenta Torres. Sin embargo, también señala que algunos no están dispuestos a pagar por estos detalles adicionales, lo que representa un reto para mantener los altos estándares de calidad. Esta dinámica obliga a los chefs a ser innovadores y eficientes, buscando maneras de ofrecer alta calidad sin comprometer la sostenibilidad económica. 

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Adrián Gerbolés añade que, en un año complejo económicamente, los empresarios buscan diferenciarse ofreciendo experiencias únicas. Esto puede incluir desde la calidad de la comida hasta elementos que sean “instagrameables”, es decir, visualmente atractivos y compartibles en redes sociales. La innovación y la capacidad de sorprender a los asistentes son clave para el éxito de los eventos. 

Consejos para que los eventos sean más atractivos 

De acuerdo con un estudio realizado por NH Hotels, una estrategia efectiva para evaluar los gustos de su público objetivo es realizar una encuesta previa al evento, la cual permitirá conocer las preferencias de los clientes en áreas como música, gastronomía y actividades.  

Al obtener esta información, los organizadores pueden personalizar la experiencia y ajustarla mejor a las expectativas y deseos de los asistentes. La recopilación de datos específicos antes del evento facilita la planificación y asegura que cada detalle esté alineado con los intereses del público. 

En línea con esto, NH Hotels sugiere siempre tener un presupuesto detallado que incluya costos de entretenimiento, decoración, transporte y una provisión para imprevistos. Este enfoque asegura que cada aspecto del evento esté cubierto financieramente, lo que permite una mejor gestión de recursos y evita sorpresas desagradables. 

En cuanto a la comida, NH Hotels recomienda, dependiendo del tipo de evento, considerar la contratación de un catering estilo buffet, con opciones variadas, que incluyan alternativas para personas con restricciones alimentarias.  

Además, la comida tipo picoteo es ideal para fomentar la socialización, ya que permite a los invitados moverse libremente y entablar conversaciones de manera más informal. Este formato no solo enriquece la experiencia del evento, sino que también facilita una interacción más dinámica entre los participantes. 

Opciones de experiencias para eventos empresariales 

• Música en vivo: basándote en el cuestionario preevento, elige música que guste a la mayoría de los asistentes. Contrata a un DJ, una banda o un artista que pueda animar el evento y fomentar el baile y la interacción entre los asistentes. La música en vivo añade un toque especial y personal al evento, creando una atmósfera vibrante y envolvente que puede adaptarse en tiempo real a las preferencias y al estado de ánimo del público. Además, un buen DJ o una banda puede leer la energía de la multitud y ajustar su repertorio para mantener un ambiente animado y cohesivo durante toda la celebración. 

• Entretenimiento: incluye una variedad de actividades como magia, talleres de cocina y mixología, juegos interactivos, escape rooms, photocalls y sesiones de creatividad como pintura, cerámica y baile. Estas actividades no solo entretienen a los asistentes, sino que también fomentan el trabajo en equipo y la creatividad.  

Realizar un evento requiere alinearse a todas las tendencias del momento, incluida la sostenibilidad. En este sentido, se pueden implementar prácticas como reciclar, reutilizar y reducir residuos. Por último, la elección de actividades debe estar alineada con el presupuesto y la disponibilidad de lugares. La diversión y los juegos deben complementar el objetivo principal del evento, asegurando que la comunicación del propósito del encuentro sea efectiva.