Facturación electrónica, las ventajas que tal vez desconoce y que le traería a su negocio  

En el último año, la DIAN impuso 355 sanciones de cierre a establecimientos comerciales. En lo que va de 2024, ya se han conocido varios casos, incluyendo 24 en Bogotá, como el reconocido Piqueteadero Doña Segunda. 

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A pesar de sus numerosas ventajas, muchos restaurantes aún no han adoptado la facturación electrónica. Las razones principales incluyen la falta de familiaridad con el proceso, el temor a la complejidad tecnológica y los costos iniciales asociados. Sin embargo, la adopción de la facturación electrónica puede transformar significativamente la operación y eficiencia de un restaurante. 

Iniciar el proceso de facturación electrónica requiere el conocimiento de las normativas vigentes. Primero, es crucial verificar si el restaurante tiene la obligación de facturar bajo este modelo, determinado por superar los topes de ingresos de 3,500 UVT en el año anterior o actual, ser responsable de IVA o impuesto al consumo, o contar con más de un establecimiento comercial.  

Además, existe la opción de convertirse en facturador electrónico voluntario para acceder a beneficios adicionales, como mejorar las relaciones con los clientes y demostrar la capacidad económica para solicitar recursos o realizar factoring con las ventas a plazos. 

 

Requisitos técnicos y proveedores 

Para implementar eficazmente la facturación electrónica, un restaurante necesita acceso a Internet, fundamental para el proceso. Los medios de facturación electrónica pueden ser a través de un software propio, un proveedor tecnológico, o la solución gratuita ofrecida por la DIAN. Es crucial seleccionar proveedores adecuados, disponibles en el listado de proveedores habilitados por la esta entidad, accesible aquí. 

De acuerdo Arles Ibarra Cadavid, Contador Público, Asesor y Gerente de Tac Consulting SAS, “es necesario escoger un proveedor autorizado, ya que, de acuerdo con la normatividad vigente, actualmente en el mercado hay 99 proveedores tecnológicos habilitados según listado de la DIAN. Los que están habilitados de acuerdo con la entidad cumplen con los requisitos legales para la emisión de los documentos del ecosistema de facturación electrónica”.  

La entidad también ofrece un sistema gratuito para pequeños negocios, permitiendo emitir documentos ilimitados con un certificado de firma electrónica válido por dos años, ideal para restaurantes que buscan cumplir con la normativa sin incurrir en altos costos. 

Pasos para emitir facturas electrónicas 

• Seleccionar un proveedor tecnológico, actualmente, existen 99 proveedores autorizados por la DIAN según el listado de mayo de 2024. 
• Decidir el tipo de factura, elegir entre factura electrónica o DE/POS (factura electrónica simplificada). 
• Habilitación y sincronización, registrar al contribuyente para producción y solicitar la autorización correspondiente. 
• Asociar el prefijo de autorización, para la emisión de la factura. 
• Emitir la factura, requiere datos del adquirente/comprador como identificación, nombre, razón social y correo electrónico para la distribución. 

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Procedimientos para asegurar el cumplimiento y validación ante la DIAN 

Para cumplir y validar correctamente las facturas electrónicas, un restaurante debe: 

• Estar registrado en el RUT. 
• Contar con un software de facturación electrónica. 
• Disponer de un servicio de Internet adecuado. 
• Tener un certificado de firma digital, ya sea del software gratuito de la DIAN, un proveedor tecnológico, o un software propio. 
• Expedir inmediatamente la factura electrónica. 
• Solicitar los datos del cliente (NIT o C.C., nombre o razón social, y correo electrónico). 

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Documentación necesaria en caso de auditoría 

Según, Arles Ibarra Cadavid, Contador Público, Asesor y Gerente de Tac Consulting SAS, los documentos necesarios que debe tener disponible el restaurante para presentar en caso de una auditoría o revisión por parte de las autoridades dependen del ente de control y municipio de residencia del establecimiento:

• Cámara de Comercio 
• RUT 
• Autorización de Facturación o DE/POS vigente 
• Canet de manipulación de alimentos 
• Concepto Técnico de Bomberos 
• Concepto de uso del suelo 
• Sayco y Acinpro 
• Impuesto de industria y comercio avisos y tableros 

Capacitación del personal 

No se requiere capacitación especial para el personal familiarizado con la expedición de facturas a través de servicios informáticos, ya que las soluciones de facturación electrónica suelen ser intuitivas. Sin embargo, la DIAN ofrece jornadas de educación al público los martes y jueves, y también realiza capacitaciones a solicitud de gremios sobre temas relacionados con la facturación electrónica.  

Ventajas operativas y fiscales de la facturación electrónica 

La facturación electrónica ofrece múltiples beneficios: 

• Automatización de procesos: reduce errores manuales. 
• Devoluciones automáticas: facilita la gestión de devoluciones. 
• Reducción de costos: disminuye el uso de papel y el almacenamiento físico. 
• Optimización en la búsqueda de documentos: mejora la gestión documental. 
• Mejoramiento de relaciones: fomenta la transparencia con clientes y proveedores. 
• Mayor seguridad: protege contra fraudes y errores. 
• Facilidad en el intercambio de documentos: simplifica el envío y recepción de facturas. 

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Sanciones por incumplimiento 

De acuerdo con Ibarra las sanciones están establecidas en los siguientes artículos del Estatuto tributario. Artículo 616-1, “la expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará́ lugar a la sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará́ lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario. Art. 652. Sanción por expedir facturas sin requisitos. Art. 652-1. Sanción por no facturar. Art. 657. Sanción de clausura del establecimiento. Art. 658. Sanción por incumplir la clausura”. 

Para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento legal, los restaurantes deben implementar la factura electrónica siguiendo los pasos adecuados y garantizando la correcta documentación. Elegir un proveedor autorizado y utilizar las herramientas gratuitas proporcionadas por la DIAN puede facilitar el proceso y asegurar la conformidad con la ley. La entidad, también ofrece material de apoyo y asistencia técnica para el proceso de facturación electrónica, accesible en el Material de apoyo DIAN.